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生産性はあらゆる職種・業種において高める必要がある重要な課題です。
とはいえ、「なぜ生産性を高める必要があるのか」「生産性を高めるにはどうすればいいのか」と頭を抱えている企業も少なくないでしょう。
限られた人材でどのように効率良く生産性を高めていくのか。今回は、生産性を高める必要性や生産性を高める4つのポイントをご紹介します。
生産性を高めるってどういうこと？
はじめに、生産性とはどういうことか。
労働時間や資本などの資源に対して、どれだけの成果物を生み出すことができたかという比率。簡単にいえば、モノやサービスを作るために投資した資源・資産をどれだけ効果的に使うことができたかということです。
「業務効率化」と混同される方も多いですが、業務効率化は業務内容の「ムリ・ムラ・ムダ」を改善するために行う施策で、あくまで業務の視点で語られる施策といえるでしょう。生産性はインプットに対してどれだけアウトプットできたのかという指標です。
生産性の測定方法は以下の通りです。
生産性＝成果（アウトプット）➗生産要素（インプット）
アウトプット：付加価値額、生産数量、販売・金額
インプット：労働力・設備・原材料など
なぜ生産性を高めることが必要なのか？
日本は国際的に生産性が低いということがあげられます。日本は海外と比べて求められるサービスの質が高く、なんとかして応えようとリサーチをするあまり、効率が悪くなってしまうのです。生産性を高める必要性を以下の2つに絞って解説します。
- 人材不足の減少
- 同業他社に差をつける
人材不足の減少
2008年に総人口がピークを達したあとは、年々減少しています。今後必ず人手不足に陥り、廃業してしまう企業もあるでしょう。そうならないためにも生産性を高めることは、継続的にも大切な課題です。
同業他社に差をつける
たとえ他社よりも企業規模が小さくても、生産性が常に確保できていれば負けることはありません。同業他社に差をつけるためには、生産性を高めることは効果的です。また、日本は他国と比べ労働生産性がかなり低いと言われています。他の先進国をお手本に生産性を改善することが、求められるでしょう。
生産性を高める4つのポイント
生産性を高める以下の4つのポイントを紹介します。
- 現状業務の見直し・改善
- 適切な人材配置
- 社員のモチベーションを高める
- 生産性を高めるITツールの活用
現状業務の見直し・改善
まずは、自社の現状業務の把握が重要です。無駄な部分がないか、省ける部分がないかを可視化した上で、不要な部分を削減し改善します。その際、担当者や上層部だけで取り組むのではなく、多くの現場社員の意見を聞き、非効率な業務が潜んでいないかを把握しましょう。
定期的にミーティングを持ち、それぞれの業務で問題と感じていることを出し合い、非効率な業務が何かを洗い出します。自分では問題と思っていなかったことが、他の人から見たら問題であるなどの課題が見えてくるでしょう。
適切な人材配置
コストパフォーマンスを上げるには、社員一人ひとりが持っているスキルや強みを鑑みて、人材配置することが大切です。とはいえ、職場の人間関係が良好かどうか、仕事に集中できる環境を整えることも重要といえます。
人間関係がギクシャクしていれば、目の前の業務に集中して取り組むことができず、生産性が上がりません。無駄な心配事やストレスを取り除き、仕事に専念できる環境を作ることも重要なポイントといえます。
社員のモチベーションを高める
日本人は昔から会社のために残業をすることが美徳とされてきました。しかし、長時間労働や残業は決して良い結果をうみません。社員はいずれ必ず疲弊し、一定のペースでの生産性を維持することが困難になります。
社員のモチベーションを上げることで、生産性がたかくなる可能性はあります。ワークライフバランスを実現し、テレワークや有給休暇の取りやすい環境、フレックス勤務を取り入れるなど、社員が働きやすい環境を維持することができれば、社内の雰囲気も明るくなってモチベーションを高めることができるでしょう。
生産性を高めるITツールの活用
生産性を高める上で効果的な方法が、ITツールの活用です。IT業界以外でも今や、業務効率化に適したツールが数多く開発されています。中でも、近年注目を集めているのがRPA（Robotic Process Automation）です。複雑な機械操作をPCが自動で行ったり、事務作業を自動化したりと生産性向上が見込めます。
とはいえ、導入するにはそれなりの費用や手間がかかるのが現状です。RPAの技術を導入するまでいかなくても、従業員のスケジュールやタスク管理など業務の効率化が上がるツール（ソフトウエア）もあるので、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
まとめ
2020年に世界的に新型コロナウイルス感染症の蔓延により、経済的に大きな影響を受けた企業が多く、それに伴い「生産性向上」が求められてきました。少子高齢化の日本では、これからの企業存続をするために何ができるのか。企業として、社員一人ひとりの生産性を高めることが大切ではないでしょうか。
